某小区业主委员会工作制度案例

为进一步规范本辖区住宅小区业委会日常工作，提升物业管理服务水平，九里亭街道按照《物业管理条例》、《上海市住宅物业管理规定》和小区《议事规则》、《管理规约》、《维修资金管理规约》等约定，结合本辖区实际情况制定九里亭街道业主委员会工作制度。各小区业主委员会应当自觉接受居民区党（总）支部，居委会的日常工作指导，并按照九里亭街道业主委员会工作制度的要求开展相关工作。具体制度如下：

一

会议制度

召开定期或临时会议时，业主委员会应当提前7天事先将会议时间、地点、议题和议程以书面形式通知街道房管所、居委会并邀请上述两个部门派人参加。

（一）业主委员会会议

业主委员会主任负责召集和主持业主委员会会议，业主委员会主任因故不能履行职责时，由副主任履行。具体会议流程可按照小区《议事规则》相关约定操作。

（二）业主小组会议

讨论业主大会拟讨论的事项；推选本小组业主代表参加业主大会；决定本小组范围内住宅共用部位、共用设施设备的维修、更新、改造和养护事项；决定本小组范围内的其他事项。

（三）业主大会

1、定期会议。业主大会定期会议应当按照业主大会议事规则的规定召开。

2、临时会议。有明确发起人；经专有部分占建筑物总面积且占总人数20%以上业主书面提议，并随附提议人房地产权证复印件（具体按照小区议事规则操作）；提议事项明确、事实理由清楚，属于业主大会议事范围。

召开业主大会会议，业主委员会应当于会议召开15日以前将会议时间、地点、议题和议程以书面形式通知全体业主、街道房管所、居委会并邀请上述两个部门派人参加，并听取上述两部门的意见、建议。

（四）联席会议

个别重大事项提交联席会议讨论由居民区党（总）支牵头，召集居委会、业主委员会、物业企业、部分业主代表、社区民警共同参与，共同决定的多方会议，会议议题主要围绕解决小区重点、热点、难点问题提出有效的解决方案。

二

信息公开制度

业主委员会根据小区实际情况，依照法律法规和政策等有关要求将公开内容分为定期公开、及时公开及查询公开。所有定期公开、及时公开的内容要结合小区实际，利用小区楼道、宣传栏、电子屏及小区显著位置和网络等载体进行公开。

（一）定期公开

1、业主委员会成员的基本情况及办公室联系电话。

2、业主委员会任期内月度、季度、年度工作计划和工作完成情况。

3、专项维修资金及公共收益的收支情况，至少每半年在小区内公示，接受广大业主的监督。

（二）及时公开

1、每一项工程的施工合同、标书及审价报告等内容。

2、按照《物业管理条例》的相关规定，及时公示有关小区内物业管理的重大事项，业主大会及业主委员会的重要决议。

3、工程项目涉及的事前预算、事后审价内容的公开。

4、业主集中反映的意见和建议，及时予以解决和答复内容的公开。

（三）查询公开

1、物业管理区域内公共设施、设备数量和使用情况的公开。

2、设施设备的安装使用和维护保养记录的公开。

三

来访接待制度

为保障业主的意见、建议、咨询、投诉和监督能够及时得到回复或处理，业主委员会应当设立业主接待制度。

业主委员会接待业主，采取值班定时接待（周一至周五结合小区实际情况自行组织值班；周六、周日下午必须各值班半天）、业主联系箱、电话接待、网上电子邮件或特别约见等方式。必要时，可以就反映集中的问题专门召开业主座谈会。业主可以根据自身情况采用上述合适的接待方式向业主委员会提出意见、建议、咨询、投诉和监督。

业主委员会回复或处理业主意见、建议、咨询、投诉或监督，应当以《物业管理条例》、《上海市住宅物业管理规定》和小区的《议事规则》《管理规约》《维修资金管理规约》为依据。

业主委员会对业主反映的意见、建议、咨询、投诉或监督，应及时予以答复和解决。

业主委员会专门设置业主意见登记簿，由接待人员进行书面记录和登记。除可以当场回复的以外，应在有相应处理方案时予以答复。

注：值班期间业委会办公室无人接听电话，可拨打服务站电话，由服务站人员做好接待记录并转业委会处理。

四

工程审价制度

（一）工程审价的范围

使用专项维修资金的工程项目中，下列范围必须实行工程审价制度：

1、业主大会成立之前，实施的所有工程项目；

2、通过紧急维修流程实施的全部工程；

3、金额超过5万元的（含5万元）的全部工程；

4、业主大会或者业主小组认为应当审价的工程；

5、《管理规约》、《专项维修资金管理规约》中约定需要审价的工程；

6、业主集中反映到居委会对某项工程存在异议的，由居委会打申请报告至房管所对该项工程进行审价；

7、按照相关规定和有关标准应当审价的。

（二）工程审价的程序

1、业主大会成立后，业主大会应当与审价单位签订委托审价合同。

2、业主大会应向审价单位提供工程实施方案、工程预算书、业主表决情况等，由审价单位出具《预算咨询建议书》。物业服务企业与施工单位依据《预算咨询建议书》，签订施工承包合同。

工程完工后，业主、物业服务企业或实施单位应向审价单位提供施工承包合同、工程决算书、工程签证单等，由审价单位出具工程决算审价报告作为最终结算依据。

（三）工程审价的种类

1、常规审价。对工程项目进行审价。

2、年度审价。由街道房管所聘请有资质的第三方中介机构对小区业主委员会所做工程随机进行抽查审价。

3、特殊审价。小区业主集中反映对小区某项工程或对业主委员会使用维修资金存有争议的，可以提交街道房管所，由房管所聘请第三方中介机构进行审价。

五

财务审计制度

1、业主委员会任期届满前，业主委员会应在换届改选小组的指导下委托审计单位对该任业主委员会任期内的专项维修资金、公共收益的使用情况以及业主委员会工作经费进行财务审计。

2、主任、副主任提前离职的个人离任审计。

3、为了便于新老物业公司的交接和对维修资金、公共收益使用情况的监督，业主委员会可以委托社会代理记账公司或会计事务所对小区的公共收益及维修资金使用进行代理记账。

六

工程维修改造制度

按照小区《议事规则》约定，工程维修、更新和改造项目应由业主委员会提出,是否公开招投标、协议邀标或是由物业指定施工单位。具体内容如下：

（一）发生下列紧急情况时，物业服务企业应当立即采取应急防范措施，并制定维修、更新方案，同时向业主委员会和街道房管所报告：

1、电梯运行系统中涉及的设施设备存在安全隐患，电梯专业检测机构出具整改通知书的；或电梯故障影响正常使用的；

2、给水排水系统中涉及的设施设备存在安全隐患，房屋行政主管部门出具整改通知书的；或给水排水系统发生故障影响正常使用的；造成大面积停水，房屋行政主管部门出具整改通知书的；

3、消防系统中涉及的设施设备存在安全隐患、发生故障或设施损坏的，消防部门出具整改通知书的；

4、屋顶、屋面、外墙面发生渗漏、地下室发生积水，严重影响业主房屋正常使用和安全的，房屋外墙存在脱落、剥落等隐患，严重影响房屋使用和安全，经有资质的鉴定机构出具证明的。

（二）一般维修的程序

属于公共部分维修项目的，由业主委员会按照规定对物业服务企业提出的维修实施方案组织业主征询意见，并将表决结果在物业管理区域内公告。经全体或部分公用部分业主依法讨论通过的维修实施方案，由物业服务企业报维修资金专户银行指定的审价机构进行工程预算咨询后，依据咨询意见组织实施维修。

工程维修实施方案应包括项目名称、具体部位设施设备、工程预算资金金额、费用分摊范围、施工单位选择方式、施工管理方式、工程验收方式、资金决算方式、计划实施时间等内容。

七

维修资金使用制度

根据《上海市维修资金管理条例》维修资金由专有部位、公共收益、业主委员会办公经费三部分组成的维修资金账户。

（一）维修资金使用方案的制定和实施

制订方案、完善方案、决定方案、落实施工单位、组织项目施工、审核施工费用。

（二）维修资金的使用流程

1、业主大会未成立前

（1）建设单位未按照规定提出成立业主大会出具书面报告的，由建设单位承担物业维修责任。

（2）建设单位已经按照规定提出成立业主大会的书面报告但业主大会尚未成立期间，物业服务企业提出维修实施方案，居委会组织征询业主意见，经全体共用部分业主依法讨论通过后，由物业实施。仅涉及部分共用部分的，可以提交涉及共用部分的业主依法讨论通过，维修费用审价后列支。

（3）发生《上海市住宅物业管理规定》第六十六条第一款规定的紧急情况时，由物业报区房管部门审核同意，审价后列支。

2、业主大会成立后

（4）改变房屋外貌、破坏房屋承重结构的，相关部位的修缮，住宅共用部位、共用设施和物业管理区域公共设施属于人为破坏的，其维修、更新费用应当由责任人承担，不允许使用维修资金。

八

公共收益使用制度

（一）公共收益的分类

1、全体公共部位的公共收益。

2、部分公共部位的公共收益。

（二）公共部位收益来源

1、公共道路或者其他场地停放车辆的所得收益。

2、电梯轿厢、单元门厅、走廊通道、外墙和公共场地的广告收益。

3、属于全体业主的文体设施经营的收益。

（三）公共收益的分配

公共收益的分配根据小区《管理规约》的约定进行分配。

按照相关法律法规规定，公共收益每季度应转入维修资金子账户内的公共收益账户。其中50%的收益补充相应的专项维修资金；业主委员会工作经费按照小区《议事规则》执行；剩余部分暂存公共收益账户，用于日常设施设备维护、更新和保养。（年终未用完的公共收益应全部转入专项维修资金账户内。）

九

档案管理制度

档案管理的目的在于确保将本届业主委员会工作档案完整地移交给下一届业主委员会，有利于提高小区的物业管理水平，切实维护业主利益。

（一）归档范围

1、业主大会、业主委员会的会议记录及各项决定；

2、小区三个规约即《议事规则》、《管理规约》、《维修资金管理规约》和物业服务合同；

3、业主委员会选举及备案资料；

4、专项维修资金和公共收益的使用账目，包括所有施工项目的审核材料；

5、小区设施设备的分布图和维护使用情况；

6、上级单位及业主委员会的收发文件。

（二）档案保管

1、业主委员会工作档案，由专人负责保管，按照档案产生的日期、属性等分门别类，制定成册；

2、建立各类档案的目录、登记，以便查阅。

（三）借阅规定

业主委员会工作档案不得提供非业主人员查阅，业主委员会成员因工作需要查阅档案的，需办理登记查阅手续。

十

监督制度

为健全和完善业委会制约机制，注重防范，规范操作，防止违法违规行为的发生，特制订如下监督制度：

1、居委会申请的事项，由街道房管所进行必查；

2、业主委员会主任、副主任离任必审，具体内容参照财务审计制度；

3、小区业主集中反复投诉的问题、业主委员会违反财务制度、违反工程审价制度、拆分工程、未按规定召开业主大会、新闻媒体曝光、来电来访来信等热点投诉问题，由街道房管所进行必查。

违反上述三项的一旦查实，将对相关责任人移交相关部门处理，同时告知全体