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成立业委会的详细流程

发表时间:2022-02-18 14:47

一、发起阶段

 

(一)成立业主大会、业主委员会的条件。

 

一个物业管理区域符合下列情形之一的,业主可以联名向街道办事处提出成立业主成立业主大会业主委员会的书面要求:

 

1.占已交付使用物业主总人数20%(各地情况不同)以上业主联名的;

2.已交付使用物业建筑面积达到物业管理区域或者先期开发部分建筑面积50%以上的;

 

(二)联名业主向街道办事处提交如下书面资料。

 

.《关于给予指导和协助成立业主大会的函》(附件1);

2.《联名业主签名表》(附件1

3.联名业主有效房产证明资料、身份证复印件(提供原件校对);

 

(三)街道会同联名业主向业主发出组建首次业主大会筹备组的公告。

 

符合前款条件的,街道办事处应当自收到书面申请后7日内会同联名业主向业主发出《关于组建首次业主大会会议筹备组的公告》(附件2)、《筹备组业主代表候选人登记表》(附件3)、《推荐业主代表候选人的业主签名表》(附件4),并在小区明显位置张贴公示不少于15日,告知业主成立首次业主大会筹备组的相关事宜;向建设单位发出《关于提交参加筹备组成员名单的函》(附件5)和《建设(公有住房出售)单位代表情况表》(附件6),告知其指定人员参加筹备组工作

 

二、成立筹备组阶段

 

(一)业主大会筹备组的构成。

 

业主大会筹备组由业主代表、街道办事处、建设单位(包括公有住房出售单位)715人组成,其中:业主代表513人、街道办事处代表1人、建设单位(包括公有住房出售单位)代表1人。

 

(二)筹备组成员的条件

 

1.具有完全民事行为能力; 

2.本人及其近亲属未在为本物业管理区域提供服务的企业及其关联企业任职(不含建设单位成员);

3.不存在索取、非法收受建设单位、物业服务企业的利益或者报酬的行为(不含建设单位成员);

4.不存在泄露业主资料或者将业主资料用于与物业管理无关的活动的行为。

除上述条件外,业主代表还应当是本物业管理区域内的业主,街道办事处代表应当经过房地产行政主管部门组织的物业管理法律知识培训。

 

()筹备组成员候选人的产生方式。

 

业主代表候选人由业主自荐、推荐产生。自愿参加业主大会筹备组的业主,应当在《关于组建首次业主大会筹备组的公告》规定的报名时间内,将《筹备组业主代表候选人登记表》、《推荐业主代表候选人的业主签名表》及本人、推荐业主的有效房产证明、身份证明复印件(提供原件校对)提交给物业所在地的街道办事处;

 

建设单位(包括公有住房出售单位)代表候选人,由建设单位法人代表人或其受权委托人担任,应当在《关于提交参加筹备组成员名单的函》规定的时间内,将《建设(公有住房出售)单位代表情况表》、法人代表证明、授权委托书、双方身份证复印件(提交原件校对)提交给街道办事处;建设单位无正当理由逾期未提交相关资料的,视为放弃参加筹备组工作的权利。

 

街道办事处代表候选人,由经过物业管理业务培训的街道工作人员担任。

 

()拟定和公示筹备组成员名单。

 

筹备组中业主代表的人选,由街道办事处根据联名推荐人数多少顺序,结合房屋的分布和使用性质拟定;联名推荐人数相同的,可以通过抽签确定排名顺序。

 

筹备组成员拟定后,街道办事处应当将筹备组成员的名单、基本情况、联名推荐人数等情况向全体业主公示,公示时间不少于15日(附件7)。

 

()对筹备组拟定人选异议的处理。

 

拟定的筹备组成员公示期间,业主对拟定人选有异议的,应当以书面形式向街道办事处提出。街道办事处应当自收到书面意见7日内进行核查,被核查人员应当回避核查工作。经核查,拟定的街道办事处代表不符合条件的,街道办事处、镇人民政府应当予以更换;拟定的业主代表不符合条件的,街道办事处应当取消其代表资格并公告全体业主。拟定的筹备组成员发生变化的,可按上述规定补充人员,重新进行公示。

 

()产生业主大会筹备组。

 

拟定的筹备组成员公示期满后业主无异议或异议不成立的,筹备组成员正式确定。筹备组成员确定3日内,街道办事处代表应当召集、主持首次筹备组成员会议,做好如下工作:

 

1.根据街道办事处的提名,经过半数以上筹备组成员同意推选出筹备组组长;

2.组织筹备组成员学习成立业主大会和选举业主委员会的相关规则。

3.向全体业主发布筹备组成立的公告(附件8)和筹备组成员名单(附件9)。

 

(七)刻制筹备组印章

 

筹备组成立后可持街道办事处、镇人民政府出具的证明向公安机关申请刻制筹备组印章;该印章由筹备组组长或其指定的筹备组成员保管,用于加盖筹备组通知、决定、公示、公告等文书;筹备组解散后,其印章由保管人交回街道办事处废止。

 

三、筹备业主大会阶段

 

(一)草拟、公示《业主大会议事规则》、《物业小区管理规约》

 

筹备组应当按照广州市国土资源和房屋管理局制定的《业主大会议事规则》、《物业小区管理规约》示范文本,结全本小区(大厦)实际情况,草拟《业主大会议事规则》、《物业小区管理规约》,并将草拟好的《业主大会议事规则》、《物业小区管理规约》同《征求意见通知》(附件10)在首次业主大会会议召开20日前向业主进行公示,公示时间不少于10日;公示期内业主有异议,应当以书面署名形式向筹备组提出,筹备组应当在收到意见书7日内讨论决定是否采纳,并书面答复。如采纳,筹备组应当按照上述时间规定,将修改后的《业主大会议事规则》和《物业小区管理规约》在小区(大厦)内明显位置再次公示。

 

“业主大会表决规则”和“业主委员会选举规则”可以独立制定,也可纳入《业主大会议事规则》内容,独立制定的,应当在首次业主大会会议召开20日前向业主进行公示,公示时间不少于10日,公示期间业主有异议的按上述方法处理。

 

()自荐、推荐、确定业主委员会候选人

 

1.业主委员会的组成。

业主委员会一般由515人单数委员组成,每届任期不超过5年,具体人数、任期由业主大会议事规则约定。

 

2.业主委员会委员应当具备的条件:

(1)是本物业管理区域内的业主;

(2)具有完全民事行为能力;

(3)遵纪宁法,热心公益事业,责任心强,具有较强的公信力和组织能力;

(4)遵守管理规约,履行业主义务,按时交纳专项维修资金物业服务费用,无损害公共利益行为;

(5)本人及其近亲属未在为本物业管理区域提供物业服务的企业及其下属单位任职(不含建设单位成员)。

 

3.推选和确定业主委员会委员候选人。

业主委员会委员的候选人由业主自荐或者业主联名推荐等方式向筹备组提出。

()发出自荐、联名推荐业主委员会委员候选人通知。

筹备组向业主发出《关于自荐、推荐业主委员会委候选人的公告》(附件11),告知业主委员会委员候选人的条件、报名方式、报名时间、产生方式等,并将《关于自荐、推荐业主委员会委候选人的公告》、《业主委员会委员候选人简历表》(附件12)、《推荐业主委员会委员候选人的业主签名表》(附件13)在小区明显位置张贴公示不少于10日。

(2)收集自荐、推荐表及业主产权、身份证资料

自愿参加业主委员会的业主,应当在《业主委员会委员候选人自荐、推荐通知》规定的时间内,将《业主委员会委员候选人简历表》、推荐业主委员会委员候选人的业主签名表》、本人及推荐业主的有效产权证明资料,身份证明资料提交给筹备组。

(3)审核业主委员会候选人资格。

筹备组根据业主及推荐业主提交的有效房产证明资料、个人身份证明资料,结合《广东省物业管理条例》第二十五条:“业主委员会委员应具备的条件”,对候选人资格进行审核。

(4) 拟定和公示业主委员会委员候选人人数及名单。

业主委员会委员候选人的人数。由筹备组根本《业主大会议事规则》约定的业主委员会委员人数,结合小区的实际情况而定;候选人的人选 由筹备组根据联名推荐人数多少顺序,结合物业使用性质、楼宇分布、物业类型等特点拟定,保证各类型物业至少有1名候选人;拟定候选人过程中如出现争议,由筹备组根据街道办事处的指导意见决定。

筹备组应当将拟定的业主委员会候选人名单在业主大会召开20日前向业主进行公示,公示时间不少于10

(5)对拟定人选异议的处理。

公示期间,业主认为拟定的人选不符合业主委员会委员条件的,应当以书面署名形式向筹备组提出,经筹备组核查确认,如情况属实,不再列入候选人名单;拟定的候选人发生变化的,重新进行公示。

(6)确定业主委员会委员候选人。

拟定的业主委员会委员候选人公示期满,业主无异议或异议不成立的,业主委员会委员候选人正式确定。

 

(三)确定和公示投票权数。

 

筹备成立后,街道办事处应当通知建设单位、物业服务企业做好协助工作,并要求其提交区域备案回执、房屋建筑物面积清册、业主清册等相关资料;

筹备组应当根据建设单位、物业服务企业提交的区域备案回执、房屋建筑物面积清册、业主清册等相关资料确认业主身份、核实确定业主人数及所拥有的专有部分建筑总投票权数,并将业主人数及所拥有的专有部分面积在业主大会召开20日前向业主进行公示,公示时间不少于10日。

 

四、召开业主大会表决阶段

 

()召开首次业主大会,表决《业主大会议事规则》、《物业小区管理规约》。

 

1.发出和公示业主大会会议通知。

业主大会会议可采用集体讨论的形式,也可采用书面征求意见的形式,还可以采用电子投票的形式(此办法目前尚未开通),无论采用何种形式,均应当于会议召开20日前,将《关于召开首次业主大会会议通知》(附件14)在小区明显位进行公示,公示时间不少于10日。

2.发放和公告《业主大会议事规则》、《物业小区管理规约》表决票。

 

筹备组应当在业主大会会议开始投票之前(时间根据下述情况而定),将《业主大会议事规则》和《物业小区管理规约》表决票(附件15)送达给每一位业主,并做好签收、登记工作;无法送达的,应当进行公告,公告时间不少于7日。

 

3.投票表决。

筹备组应当将召开业主大会会议的事宜函告街道办事处,由街道办事处在开始投票前一天对投票箱粘贴封条,并做好投票过程中的监督和安全防范工作。

投票期间,筹备组应当核实投票人员的身份;业主委托他人行使投票权的,表决票应当附带业主授权委托书、身份证复印件等相关书面证明。

因故需延长投票期限的,应当按照《业主大会议事规则》的约定公告全体业主,延长时限最长不得超过15日。

 

4.公布业主大会表决结果。

业主投票结束后,筹备组应当在街道办事处、业主的监督之下开箱点票,查验统计结束后,应当当场公布表决结果,然后将《关于公示业主大会议事规则、管理规约表决结果的通知》(附件16)、《管理规约表决结果汇总统计表》(附件17)、《管理规约表决结果明细统计表》(附件18)、《业主大会议事规则表决结果汇总统计表》(附件19),《业主大会议事规则表决结果明细统计表》(附件20),在小区(大厦)内明显位置张贴公示不少于30日。

5.公告业主大会通过《业主大会议事规则》、《管理规约》决定。

《管理规约表决结果汇总统计表》、《管理规约表决结果明细统计表》、《业主大会议事规则表决结果汇总统计表》,《业主大会议事规则表决结果明细统计表》公示期满后,业主无异议或异议不成立,筹备组应当向业主宣布业主大会决定,并将《关于首次业主大会会议决定的公告》(附件21)在小区明显位置进行张贴。

 

(二)召开业主大会选举产生业主委员会。

 

.发出和公示业主大会通知。

筹备组应当在业主大会召开20日前,向业主发出《关于选举首届业主委员会委员的通知》(附件22),并将《关于选举首届业主委员会委员的通知》在小区(大厦)明显位置张贴公示不少于10日。

 

2.发放和公告《业主委员会委员》选票。

筹备组应当在业主大会开始投票前(时间根据下述情况而定),将《业主委员会委员选票》(附件23)送达给每一位业主,并做好签收、登记等工作;无法送达的,应当公告,公告时间不少于7日。

 

.投票表决。

筹备组应当按照大会通知规定的时间做好投票组织工作,并提前函告街道办事处,由街道办事处提前1天对投票箱粘贴封条,做好投票过程中的监督和安全防范工作。

投票期间,筹备组应当核实投票人员的身份;业主委托他人行使投票权的,表决票应当附带业主授权委托书、身份证复印件等相关书面证明。

因故需延长投票期限的,应当按照《业主大会议事规则》的约定公告全体业主,延长时限最长不得超过15日。

 

.公布业主大会选举结果。

业主投票结束后,筹备组应当在街道办事处、业主的监督之下开箱点票,查验统计结束后,应当当场公布表决结果,然后将《关于公示首届业主委员会委员选举结果的通知》(附件24)、《业主委员会委员候选人选举结果汇总统计表》(附件25)、《业主委员会委员候选人选举结果明细统计表》(附件26)在小区明显位置张贴公告不少于30日。

 

5.公告业主大会选举产生业主委员会的决定

《关于公示首届业主委员会委员选举结果的通知》、《业主委员会委员选举结果汇总统计表》、《业主委员会选举结果明细统计表》公示期满,业主无异议或异议不成立的,筹备组应当向业主公告业主大会决定,将《关于选举产生首届业主委员会的公告》(附件27)在小区明显位置进行张贴。

 

五、备案阶段

 

(一)备案提交的资料

 

业主委员会应当自选举产生之日起30日内,持《业主委员会申报备案收件资料》(附件28)规定的要件,到物业所在地的街道办事处进行备案。

1.《广州市业主委员会备案申报表》、(附件29);

2.业主委员会委员(候补委员)名单及其基本情况(附件30

3.《管理规约》、《业主大会议事规则》(两份)

4.业主大会会议记录和会议决定。

 

(二)备案处理

 

1.业主委员会提交的备案资料要件齐全、符合法定形式的,街道办事处、镇人民政府做好如下工作:

1)当场向业主委员会出具《业主委员会备案回执》(附件31),并在业主委员会报送的《管理规约》、《业主大会议事规则》上加盖备案印章,一份退还业主委员会,一份备案保存;

2)将备案回执和备案资料抄送区房管分局。

 

2. 业主委员会提交的备案资料要件不全、不符合法定形式的,街道办事处、镇人民政府应当向业主委员会当场出具《业主委员会备案补正事项告知书》(附件32),待业主委员会补正后再做备案,并按前款规定做好相关工作。

 

()备案公示

 

业主委员会收到备回执后,应当将备案情况告知物业服务企业,并向全体业主公告备案回执、加盖备案印章的《管理规约》、《业主大会议事规则》。

 

、刻章。业主委员会持街道出具的《业主委员会备案回执》到公安部门刻制业主大会、业主委员会印章。

 

七、其他事项

 

(一)业主。房屋的所有权人为业主。尚未登记取得所有权,但基于买卖、赠与、拆迁补偿等旨在转移所有权的法律行为,已经合法占有该房屋的人。

(二)专有部分面积。专有部分面积按建筑面积计算;尚未登记的,按测绘机构的实测面积计算;尚未实测的,按房屋买卖合同记载的面积计算。

(三)建筑物总面积。建筑物总面积按照专有部分面积之和计算。

(四)业主的选举权和被选举权。业主的选举权可以委托,被选举权不可以委托。

(五)筹备组成员、业主委员会委员不能委托代理人参加会议(法人或者其他组织除外)

(六)分期开发项目成立业主委员会要求。划分为一个物业管理区域的分期开发项目,先期开发部分其入住率达到本期建筑面积50%以上的,可以成立业主大会选举产生业主委员会,但应根据开发进度,在业主大会议事规则中明确增补委员事宜。

(七)6个月内筹备组未完成表决、选举工作的处理。筹备组自成立起6个月内未组织召开首次业主大会的,筹备组自行解散;物业管理圈公众号。筹备组自成立起6个月内召开了首次业主大会,但未形成决议,可延长工期6个月;逾期仍未通过业主大会议事规则、管理规约、选举产生业主委员会的,由居委会在街道的指导监督下代替履行筹备组的职责。

(八)业主委员会委员未达到《业主大会议事规则》约定人数的处理。业主主大会选出的业主委员会人员未达到业主大会议事规则约定的人数,筹备组应当通过多轮投票进行补选,多轮投票的次数由业主大会议事规则约定。经多轮补选仍未达到约定人数,但已不少于5人的,业主委员会产生,不足委员由业产生出的业主委员会组织召开业主大会进行补选。

(九)成立业主大会、选举产生业主委员会的先后顺序。避免业主大会未成立,业主委员会先产生的现象发生,要求召开业主大会先表决通过《业主大会议事规则》、《管理规约》后、再按照《业主大会议事规则》的约定召开业主大会选举产生业主委员会委员。


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