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新物业公司和老物业公司的移交问题? 新旧物业交接时的注意事项

发表时间:2020-10-30 14:14

伴随着行业发展,物业服务企业的新老更替现象也日益增多,而其中移交问题产生的纠纷也不在少数,下面就这一复杂问题的几个方面进行分析和探讨,以供参考。


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一、物业管理交接纠纷频发的原因

物业服务企业自身观念不适应物业服务市场化要求、物业管理招投标程序不完善、物业服务企业和业委会在沟通方面存在误解、规范物业管理交接的法规不健全等等引发物管交接纠纷频生的原因之外,从法律层面分析,产生此类纠纷的原因还有:

1、业主大会以原物业服务企业提供服务不到位为由提前解除物业服务合同,而原物业企业以种种理由不同意解除,也不办理交接,由此导致纠纷。我国很多物业区域先前都由开发商确定的物业企业负责管理,业主只能被动接受,而其中部分物业企业缺乏竞争及危机意识,服务不到位,也不主动与业主沟通,双方缺乏良性互动。在《条例》明确赋予业主大会公开选聘、解聘物业服务企业权利后,很多小区业主大会积极行使这一权利,以服务不到位为由解聘原物业企业。当前产生的物管交接纠纷多属此类,如2003年杭州最早的高层住宅小区中山花园业主大会就以“收费过高、管理不善、开支混乱”为由解聘原物业企业,并选聘了新企业入驻,但因原物业企业不配合交接而生纠纷,致小区出现物业服务“真空”。

2、物业服务合同期限届满或前期物业管理结束,业主大会选聘新物业服务企业进驻管理,而原物业企业不甘退出,继续占据小区,拒绝与新物业企业交接,因而产生纠纷。如2004年广州中级人民法院终审判决原物业企业必须撤出的广州翠湖山庄新旧物管交接纠纷案,就是前期物业管理阶段完成后业委会选聘了新物业企业,但开发商确定的物业企业却拒不移交物业管理权,并与新物业企业发生严重冲突,致使小区遭受重大经济损失。


二、物业管理交接纠纷的法律性质

依《条例》规定,移交物管用房和资料是物业企业在物业服务合同终止后须承担的责任,即我国《合同法》所规定的“合同附随义务”。因此,物业管理交接纠纷属合同一方不履行“合同附随义务”而产生的合同纠纷,具体分为:

1、建设单位与前期物业企业、业委会与所聘物业企业间签订有物业服务合同,且明确约定了合同期限。

依《条例》相关规定,业委会与物业企业签订的物业服务合同须明确约定服务期限,而前期物业服务合同虽可约定期限也可不约定期限,但实际上《条例》已明确规定了其最长有效日期,即业委会与新的物业服务企业签订的物业服务合同生效之日。对此类有明确期限的合同,为保证合同效力,当事人双方一般不得随意解除合同,但为适应随时可能变化的实际情况,保护当事人利益,若出现法定情形,当事人可单方解除合同。业主与物业服务企业签订物业服务合同的目的是为享受方便、及时且与物业管理费相当的物业服务,若物业服务企业未严格按合同履行自身义务,提供相应服务,致业主不能实现其合同目的,或出现其他可解除合同的法定情形,则业委会可依法提前解除合同。而《合同法》第97条规定,“合同解除后,尚未履行的,中止履行;已经履行的,据履行情况和合同性质,当事人可以要求恢复原状、采取其他补救措施,并有权要求赔偿损失。”据物业服务合同性质,物业服务企业提供的是一种服务,不可能恢复原状,但若物业服务企业未经业主大会同意就擅自改变小区内公共设施设备或有违章搭建情况的,则物业服务企业应当恢复原状,若该行为给业主造成损失,还应承担赔偿责任,《物业管理条例》第38条对此作了进一步规定。因此,按法定与约定做好物管交接工作是物业服务企业必须承担的“合同附随义务”。物业服务合同期限届满或被解除,业主大会选聘了新物业企业负责小区物业管理,原物业企业拒不交接而生纠纷的,原物业企业需承担违约责任,不依法进行交接的行为给业主或新物业企业造成损失的,还应承担赔偿责任。另一方面,若有业主拖欠原物业企业物管费或由其代收代缴水电费,原企业也有权要求欠费业主清偿所欠费用。

2、业委会与物业服务企业签订的物业服务合同未明确约定服务期限,或双方未签订物业服务合同。

由于我国当前还有大量物业区域由开发商确定物业服务企业负责管理,业委会与物业企业签订的物业服务合同往往比较简单,有的甚至没有合同。对于没有约定服务期限的情况,《物业管理条例》虽未做明确规定,但依《合同法》第61、62条,若业委会与物业服务企业签订的物业服务合同未约定服务期限,而业主大会选聘了新物业企业入驻管理,或原物业企业主动要求撤离的话,法律均予允许,但实务中应尽量通过友好协商达成妥善解决物管用房、资料移交协议,只有在无法达成协议时,才能单方解除合同,并给对方必要准备时间办理物管交接手续,否则,给对方造成损失的,责任方需承担赔偿责任。对于未签订物业服务合同的情况,由于双方形成了一种事实合同关系,据司法实践,任一方都可随时终止这种事实合同关系,但应及时通知对方,并给对方必要准备时间。因此,若业委会聘请了新物业服务企业,或物业服务企业主动要求撤离的,应及时通知对方并给对方必要准备时间,双方本着公平、诚信原则对所形成的债权债务进行清算,办理物管交接手续。

三、新旧物业企业交接的主要难点

1、小区相关设施如物管用房、公共设施等移交难。

按《物业管理条例》,物管用房等所有权属业主,但由于在房地产开发建设和登记产权时,大部分登记的是开发建设单位,而目前立法又未明确该部分产权如何移交给业主。即使旧物业服务企业同意移交,但在接管初期,旧物业服务企业对物业管理用房进行过装修,投入了一部分费用,在这种情况下,就需要旧物业企业、新物业企业、业委会进行协商,这增加了新旧物业交接难度。

2、物业资料移交难。

按《物业管理条例》第29条,建设单位应向物业服务企业移交相关资料,而物业服务企业则应在前期服务合同终止时将这些资料移交给业委会。《条例》对交接内容虽有规定但较笼统,不能充分将日后新物业企业顺利开展服务所需资料(如财产记录、设备情况和客户资料等)涵盖在内。另外,由于很多前期物业服务企业由开发商选聘或组建,开发商不按规定向这些旧物业企业移交相关资料,旧物业企业亦无法在新旧物业交接中提交完整资料。但若没有设备竣工图等重要原始资料,新物业企业则无法在小区内顺利开展物管服务工作。如某新物业企业在入驻小区后,不少业主反映下水管道堵塞,该企业请来专业疏通人员检查后发现,整个小区要进行大的疏通,但因旧物业企业交接时未将下水管道图纸移交,疏通工作难以开展,从而影响业主正常生活。

3、物业管理费支出、欠费问题处理难。

(1)物业管理费帐目管理杂乱。旧物业服务企业不能详细公布业主交费情况,而一些物业管理中的费用该支付的没有支付,该公布的不公布,造成收入和费用混乱,又没有监督机构对支出进行监管。在新物业交接时,各管理项目费用理不清,不能顺利接管。

(2)代收费用的差额问题。如很多老小区,在初始阶段没有一户一表,旧物业服务企业义务为居民代收水电费,出现差额往往先由物业服务企业承担。在交接时,对差额部分如何妥善解决,原物业企业权益如何得到保护就成了问题。解决不好这些问题,新旧物管交接时易生纠纷。

(3)物业管理费欠交。国内各地物业服务企业物业费收缴率不高,业主拖欠物业管理费现象较多,旧物业企业在物业费问题没有解决前,很难让其退出。

(4)其他费用,如前期停车费、一些经营收益的问题也影响新旧物管交接的顺利开展。


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四、新旧物业交接时的注意事项

1、要理性、规范交接。

理性交接,就是站在全体业主、住户利益角度,以公平公正态度,充分考虑业主和新旧两个物业企业之间(如为前期物业管理则要考虑开发企业和物业企业之间)的利益,周密考虑,心平气和进行交接。尤其是被解聘的物业企业,要从企业发展长远利益考虑,认真总结在管理过程中的经验教训,以积极配合的态度把物业管理服务的权利和责任交出去。而作为业主大会的执行机构,业委会也要充分考虑被解聘物业公司在以前管理中的权益回收问题,积极配合原物业公司收回债权。只有这样,才能双赢,也才是理性交接的要求和归宿。规范交接,是在物业管理服务交接过程中按各类物业管理法规、规定、制度等,分清交方、接方和监交方的责任和权利,严格组织交接,认真细致地办好交接中的各项手续并处理好各项善后工作。以理性、公正、公开、公平和积极协作配合的态度清理各项债权债务,转交各类资料档案,以达到“交方放心、接方安心、业主欢心”的目的。

2、要做好清理债权债务工作。具体要注意:

(1)明确双方交接日期。对移交方来说,这是截止日期,而对接管方而言则是起始日。该日期不仅是全面移交和接管工作的分界,也是交、接双方财务的结算和起算日。

(2)交方在交接日前自行清理债权和债务,并登记造册。债权,包括尚未收缴上来的业主中的各类欠费,对外合作中尚未收回的合同款项等;债务,即工程维修及各种外包服务中未支付款及以交接日为界以后时期已收取的业主的各类缴费。还要理清与业委会之间、员工之间的各类费用,包括住房专项维修资金、大中修费及水、电、气、暖、电讯、网络、电视等相关单位的往来款项。

(3)作为监交方的业委会或自行组织力量对交方债权债务进行审计,或请独立会计师事务所对交方债权债务进行审计,必要时进行查实,以确定交方所列债权债务的真实性和合理性。

(4)由业委会或审计单位负责监交。属交方债权部分的,由其继续主张权利,将欠费收回,必要时可以诉讼手段予以解决。而将交接日以后所收物业管理等各项费用转交给接管方。

(5)如为方便起见,交方和接方可就以前所欠费的收取问题达成合作协议,由接管方代替移交方收缴欠费,尔后双方分成。

(6)接管方负责自交接日之后的各项费用的收缴和支付。

3、要做好档案资料的移交工作。具体要注意:

(1)明确档案资料的交接范围,包括:房屋及配套设施、设备的设计和竣工验收等技术图纸资料;重要的设施、设备购置、安装、使用及维修保养等资料以及园区景观、绿化、地下管网等相关资料;长期合作的各类合同资料以及正在执行的合同资料(这类资料应由接管方继承并可重新签订);房屋装修设计图纸及设备更新改造的相关资料;业主入住、装修等家庭特约服务的相关资料;对今后物业管理和业主服务具有建设性的相关资料等等。

(2)在业委会监督下,移交方把以上资料交给接管方。

(3)接管方在接收以上资料后进行整理、检查,在交接过程中做好进一步完善资料的工作。

4、要重视交接中的监交和审计工作。具体要注意:

(1)为确保物业管理交接工作顺利进行,业委会及其骨干成员要充分发挥主导作用。交接过程是集中体现业主当家做主的过程,因此,业委会须代表全体业主利益,认真履行职责,做好监交工作。

(2)为确保原物业企业利益,业委会要积极协助原物业企业理清债权债务,并集中解决由此产生的矛盾,在以后清欠中还要予以配合。

(3)为确保公正、公开、公平地交接,客观地帮助原物业企业理清债权债务和留下应存档资料,业委会最好聘请会计师事务所对债权债务进行审计,并可聘请法律顾问,与司法单位密切配合,以便必要时能采取有效措施(包括诉讼),以解决问题。

(4)业委会还应与政府主管部门取得联系和支持,以便在交接出现问题时政府部门及时介入并给予指导。这里需指出的是,在没有成立业委会情况下,监交工作由开发商和业主代表共同组成监交小组负责监交工作。而对于开发商已经撤出、业主大会还没成立的小区,物管交接工作建议由政府主管部门直接组织相关力量(或指导组织相关力量)进行监交工作。

五、有关处理物业移交纠纷的法律实务策略

1、关于移交的规定

《物业管理条例》第三十八条

物业服务合同终止时,物业服务企业应当将物业管理用房和本条例第二十九条第一款规定的资料交还给业主委员会。 物业服务合同终止时,业主大会选聘了新的物业服务企业的,物业服务企业之间应当做好交接工作。

《物业管理条例》第五十八条

违反本条例的规定,不移交有关资料的,由县级以上地方人民政府房地产行政主管部门责令限期改正;逾期仍不移交有关资料的,对建设单位、物业服务企业予以通报,处1万元以上10万元以下的罚款。

虽然《条例》规定对拒不移交有关资料的,由县级以上房地产行政主管部门责令限期改正;逾期仍不移交有关资料的,对物业服务企业予以通报,处1万元以上10万元以下的罚款。但房地产行政主管部门的处罚,并不能使原物业企业撤出小区,办理文件、资料的交接。

2、关于旧物业拒绝撤出/移交的处理措施

针对这一现象,人民法院在审理新旧物业企业交接纠纷案件中,可考虑适用“先予执行”制度。一旦业主大会通过有关程序解除了与原物业企业的合同,或合同期届满,旧物业企业拒绝撤出或拒不移交有关资料的,业主大会或业委会可以就此向法院提起诉讼,在提起诉讼的同时对原物业企业的迁出和资料交接义务申请先予执行。

因为若业主大会通过有关程序解除了与原物业企业的合同,或合同期届满,原企业拒绝撤出或拒不移交有关资料的,可认定为构成对小区物业管理的妨碍。原物业企业拒绝撤出或拒不移交有关资料,新物业企业不能进行有效物业管理,会造成保安、保洁、设备维护、车库管理等的混乱,甚至瘫痪,影响整个居民小区的工作、生活,影响整个社区的安宁,这种妨碍应属“需要立即排除的妨碍”。因此,符合民事诉讼法关于“情况紧急”的规定。

《中华人民共和国民事诉讼法(2017修正)》

第一百零六条 先予执行范围

人民法院对下列案件,根据当事人的申请,可以裁定先予执行: (一)追索赡养费、扶养费、抚育费、抚恤金、医疗费用的; (二)追索劳动报酬的; (三)因情况紧急需要先予执行的。

第一百零七条 先予执行条件

人民法院裁定先予执行的,应当符合下列条件: (一)当事人之间权利义务关系明确,不先予执行将严重影响申请人的生活或者生产经营的; (二)被申请人有履行能力。 人民法院可以责令申请人提供担保,申请人不提供担保的,驳回申请。申请人败诉的,应当赔偿被申请人因先予执行遭受的财产损失。

第一百零八条 复议

当事人对保全或者先予执行的裁定不服的,可以申请复议一次。复议期间不停止裁定的执行。

对拒绝撤出或拒不移交有关资料的原物业企业实行“先予执行”,符合该条规定。因为业主要求原物业企业退出小区、移交有关文件资料,一般发生在业主大会已依法定程序解除与原物业企业间的物业服务合同,或原物业服务合同期限届满这两种情形。而对这两种情形是比较容易认定的,只要看业主大会解聘的程序是否符合法律或合同的约定即可。而原物业企业拒绝撤出或拒不移交有关资料的行为对业主生活的严重影响是毋庸置疑的。并且,此种履行是要求原物业企业为一定行为,不存在无履行能力的可能。因此,对拒绝撤出或拒不移交有关资料的原物业企业可以实行“先予执行”的制度。

当然,在先予执行制度中,法院可要求申请人提供担保,申请人败诉造成被申请人损失的,申请人提供的担保可以赔偿被申请人。


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