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小区业委会工作运行机制

发表时间:2022-07-26 11:59

厦门市翔安区汇景新城三期

小区业主委员会工作运行机制


第一章 业主委员会成立、换届制度


第一条 业主委员会由 名正式委员和  名候补委员组成。其中主任  名,副主任 1 名,财经委员  1 名,监察委员 1 名,其他委员 1 名,候补委员  名。主任、副主任、监察委员、财经委员在业主委员会委员中推选产生。


本届业主委员会任期为  5 年。

业主委员会办公地点为翔安区祥福四里1号楼204室。


第二条 业主委员会成立、换届应当按照下列程序进行:


(一)业主委员会委员候选人由业主联名推荐、个人自荐、相关组织和部门推荐产生。

(二)业主委员会(业主大会筹备组)在物业管理区域发布公告,并组织业主自荐报名参选初步委员候选人,应当核查参选人的资格,重点摸清候选人基本情况、参选动机和工作思路。

参选业主符合条件人数较多的,由筹备组组织参选的业主进行协商;协商不成的,由筹备组组织该区域业主在规定期限内对参选委员候选人进行推荐,业主委员候选人最终名单按照获得推荐得票高低顺序确定。在业主大会会议召开前 15 日,将业主委员会候选人名单在小区显著位置及市物业管理综合平台进行公示。

(三)召开业主大会会议差额选举业主委员会委员、候补委员。在候选人均获得专有部分占建筑物总面积过半数且占总人数过半数的业主同意的情况下,如出现面积得票、人数得票的排序不一致的情形,以人数得票多者当选。

如人数得票相同,以面积得票多者当选。如面积得票和人数得票均相同不能排序时,应就得票数相同的候选人重新投票,直至选出得票最多的成为业主委员会委员。

(四)业主委员会自选举产生之日起 日内召开首次业主委员会会议,推选产生业主委员会主任委员和副主任委员。推选主任委员以全体委员无记名投票的方式进行推选,最终结果以获得较多票的委员担任;推选副主任过程可举手表决方式进行,或者以无记名投票的方式进行。

如经半数以上的委员对主任委员提出异议的,应该召开业委会会议重新推选主任或副主任。

(五)业主大会投票表决,通过业主委员会委员名单、业主委员会章程、业主委员会工作运行机制等,成立业主委员会


第三条 业主委员会应当设立候补委员制度。候补委员人数按照委员人数的百分之四十设置。候补委员与正式委员一同由业主大会选举产生,实行  差额  选举,按照预定名额和候选人得票高低顺序当选。


差额人数不超过业主委员会委员总数的百分之五十。选举产生规则、任职资格和职务终止规则与正式委员相同。候补委员和业主委员会一并备案。候补委员可以列席业主委员会会议,不具有表决权。


在个别业主委员会委员资格终止任期内因故缺失时,从候补委员中按照得票高低依次递补,并在本物业管理区域内显著位置及市物业管理综合平台予以公告。

业主委员会委员缺额人数超过正式委员总人数百分之五十的,应当重新选举业主委员会。


第四条 业主委员会候补委员的递补规则如下


业主委员会正式委员缺额不超过正式委员总数二分之一的,由候选委员按照得票高低自动递补,业主委员会应当在  7 日内将正式委员缺额和候补委员补递情况在本物业管理区域内公告栏、每幢房屋门栋公告  7  日(不少于7日),同时在市物业管理综合平台进行公告。


候补委员补递后,业主委员会成员人数仍未达到规定人数的,业主委员会应当组织召开业主大会会议补选业主委员会委员,并及时办理备案变更手续。


第五条 业主委员会任期届满委员资格自行终止。业主委员会任期届满3个月前应当组织召开业主大会会议进行换届选举,筹备工作接受所在地街(镇)、社区的指导监督


换届选举筹备工作要求:

(一)起草任期届满的委员工作情况的报告;

(二)确定业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容;

(三)确认业主身份,确定业主在业主大会会议上的投票权数;

(四)将业主委员会委员候选人的照片、姓名、性别、学历、工作履历以及交纳物业服务费的证明和交纳专项维修资金的证明等在本物业管理区域内公示;

(五)做好召开业主大会会议的其他准备工作。


业主委员会在规定时间内不组织换届选举的,物业所在地的街(镇)应当责令其限期组织换届选举;逾期仍不组织的,可以由物业所在地的社区在街(镇)的指导和监督下,代为组织换届选举工作。


第六条 未能选举产生业主委员会或者业主委员会委员人数不足总数二分之一的,在新一届业主委员会产生之前,由社区指导业主根据业主大会议事规则召开业主大会,代行业主委员会职责。经专有部分占建筑物总面积二分之一以上的业主反对或者业主委员会选举产生后,临时物业管理委员会应当终止行使上述职责。


第七条 业主委员会应当自选举产生之日起30日内,向物业所在地的街(镇)备案,并提交下列材料:

(一)业主大会会议记录和会议决定

(二)业主大会议事规则;

(三)管理规约;

(四)业主委员会章程和业主委员会工作运行机制;

(五)业主委员会会议记录和会议决定;

(六) 业主委员会基本情况。


第八条 业主委员会办理备案手续后,业主委员会可持备案证明和印章刻制证明向公安机关申请刻制业主大会印章和业主委员会印章。业主委员会任期内,备案内容发生变更的,业主委员会应当自变更之日起30日内重新办理备案手续。


第九条 业主委员会任期内,有下列情形之一的,可以由社区组织召开业主大会,选举新一届业主委员会:

(一)有20%以上业主联名要求改选的;

(二)业主委员会不履行职责和义务的,业主委员会一年以上无法自主召开会议的;

(三)因决策失误给业主或物业造成重大损失的;

(四)2个以上物业管理区域合并为1个的;

(五)法院判决必须改选的;

(六)因其它原因确需改选的。


第二章 业主委员会会议制度


第十条 业主委员会会议分为定期会议和临时会议。定期会议每月至少召开一次,分别在每月中旬召开,会议应有过半数的委员出席。经三分之一以上业主委员会委员提议的或符合下列情形之一的,业主委员会应当在  7  日内召开临时会议

1.业主大会决定召开业主委员会会议的;
2.监察委员和财经委员联名认为有必要的;
3.街(镇)、社区认为有必要并要求召开的;
4小区党组织认为有必要并要求召开的
5.业主委员会主任认为有必要。
业主委员会委员不能委托代理人参加会议。


第十一条 业主委员会会议应当按照下列程序和要求召开


(一)会议由主任负责召集和主持主任因故不能召集和主持的由副主任负责召集和主持。主任、副主任均因故不能召集的或无正当理由不召集的街(镇)可指定业主委员会其他委员组织召开或由社区召集业主委员会会议。业主委员会半年以上无法自主召开会议的,街(镇)可以直接组织召开业主大会,选举产生新的业主委员会,社区须做好委员候选人的把关。


(二)召集人提前7日将会议通知及有关材料送达每位委员,并邀请社区、小区党组织列席。


(三)需讨论、决定的事项应当在会议召开7日前在本物业管理区域内显著位置予以公告,听取社区、业主、非业主使用人的意见建议。


(四)委员因故不能参加会议的,提前1日向会议召集人说明。


(五)会议应有过半数的委员出席,作出的决定(包括形成的业主委员会议案)必须经全体委员半数以上同意。


(六)会议书面记录由出席会议的委员签字并加盖业主委员会印章后存档。


(七)业主委员会会议决定文件由业主委员会发布。


(八)业主委员会会议决定(包括业主委员会议案)在作出之日起3日内以书面形式报告社区并在物业管理区域内公告栏、每幢房屋门栋公告 7 日,接受业主的查询和监督。


第十二条 业主委员会召开会议时,可邀请街道办事处、社区、物业服务企业人员、其他业主代表列席参加会议,但上述人员没有表决权。


第十三条 业主委员会会议决定问题,采取少数服从多数的原则,作出的决定必须经全体委员半数以上同意。会议进行表决时,每位委员有一票表决权。


若表决中出现赞成票与反对票相同时,可由业主委员会主任或副主任、监察委员、财经委员(各有一票投票权)再次进行投票表决,遵照少数服从多数。若仍然出现赞成票与反对票相同时,提交业主大会审议决定。


第三章 经费、津贴


第十四条 业主委员会的运作经费从本物业管理区域的  经营收益  中支出。


第十五条 本会的经费开支包括:业主大会和业主委员会会议花费;必要的日常办公等费用;业主委员会有关人员的津贴(需业主大会表决审批);审计费用。财经委员做好相应账目清单并按规定进行公示。


经费由经营收益列支且该收益委托物业服务企业负责管理的,物业服务企业须每季度向业主委员会汇报,业主委员会每年度向业主公布。


第十六条 本小区业主委员会不设置业主委员会津贴。误工补贴,由业主委员会提出议案,小区业主大会表决通过后执行。


第四章 相关制度管理办法


第十七条 业主委员会应当建立印章管理制度,主要包括以下主要内容:


(一)业主大会印章可以委托街(镇)或者社区代为保管。业主委员会印章由  副主任  专人保管。


(二)使用业主大会印章,应当由业主委员会根据业主大会议事规则的规定或者业主大会会议的决定,向街(镇)或者社区提出。监察委员做好相关记录。


(三)使用业主委员会印章,应当根据业主委员会会议的决定并由二分之一以上委员签字(其中必须有业主委员会主任或副主任,及财经委员、监察委员),印章使用情况均应当进行登记存档。每届业主委员会印章仅可在当届时限内使用。


(四)监察委员须做好业主委员会印章的用印登记手续(附印章使用登记表),并留存文件副本存档,以便备查,禁止在空白纸上加盖公章。未按规定使用印章,造成损失的,由使用人承担赔偿责任、承担过错责任。


(五)紧急情况必须使用业主委员会印章时,申请使用人需与业主委员会过半数委员电话/微信联系,向其说明情况,得到过半数委员的口头/微信同意后方可先行使用,事后印章使用人和监察委员应向业主委员会会议做出说明。


(六)业主大会印章不慎遗失,由代管单位出具相关证明,按照规定程序重新刻制;业主委员会印章不慎遗失,监察委员应及时向业主委员会报告,按照规定程序重新刻制。


(七)业主委员会主任、副主任每月应核对印章使用登记情况,确保印章使用登记记载的印章使用情况与印章实际使用相符。


第十八条 业主委员会应当建立工作档案制度,主要包括以下内容:


(一)档案资料应当编号造册,监察委员要忠于职守,自觉遵守档案制度,做好档案收集、整理、归档等工作。


(二)各委员在工作当中收到的各类文件,应及时移交给监察委员存档。


(三)档案资料包括但不限于以下资料:

1.各类会议通知、记录、纪要的书面资料,会议的音像与录音材料;
2.业主大会、业主委员会作出的决议、决定等书面材料及相关过程性材料;
3.各届业主委员会产生、备案材料;
4.业主清册及联系方式;
5.订立的物业服务合同;
6.有关法律法规和业务往来文件(包括经营收益收入、支出等相关材料);
7.业主和使用人的书面意见、建议书、提议;
8.维修资金使用文件(使用流程中所涉及的所有材料);
9.小区相关建设文件;
10.印章使用登记表等其它有关材料。

(四)档案柜必须有防盗、防火、防潮、防鼠等措施,文件柜内的档案应排列有序,按照保管期限或类别、项目进行保管。


(五)档案的借阅。业主可以查阅与自身直接相关的档案,业主委员会应当在收到查询申请之日10日内予以答复。档案借阅要进行登记(附档案借阅登记表),使用完毕后要及时归还,由于借阅人原因造成文件丢失或损毁的,借阅人承担相应责任。


(六)业主委员会应当自任期届满之日起10日内,将上述档案、业主委员会印章及其他属于全体业主所有的财物移交给新一届业主委员会,由新一届业主委员会主任及监察委员验收,办理交接手续。


第十九条 业主委员会应当建立接待制度,主要包括以下内容:


(一)接待时间每周日,下午:15时至17时 ,接待委员排班: 待定 


(二)业主委员会设置业主意见登记簿,登记簿放在业主委员会接待场所,由当班接待委员负责登记记录。对业主反映意见当场答复的应在登记簿上简要写下口头答复内容。


当场不能答复的,当班接待委员应告知业主委员会主任,由主任指定由原接待人员或其他委员负责处理,并负责答复业主,答复完毕后应在接待薄上进行结案登记。一般情况下应在  3日 予以答复,需要业主委员会会议表决通过的,应在最近一次表决通过后7日答复。


(三)业主委员会应及时针对业主意见、建议或投诉,依照下列原则分别进行处理:


1涉及受聘的物业公司履行合同不到位的问题,由业主委员会转交物业公司处理。业主委员会应要求物业公司提供书面说明答复,并指派专人对物业公司答复中涉及的改进措施进行监督落实;

2涉及其他业主违反《管理规约》的问题,依照《管理规约》的约定进行处理;

3涉及业主共同利益的重大事项,经业主委员会研究决定后,按程序召开业主大会表决决定;

4涉及业主委员会自身存在的问题,由业主委员会研究改进解决方案并予以公示;

5不属于业主大会、业主委员会职责范围内管辖的问题,告知通过其他渠道,由有关部门解决。


第二十条 业主委员会应当建立信息公开制度,包括以下主要内容:


(一)业主委员会应当建立信息发布制度。每月在小区公告栏更新业主委员会工作动态;宣传国家和本省、本市物业管理相关法律、法规和规范性文件,引导业主行使权利履行义务。


(二)业主大会和业主委员会作出的决定、物业服务企业选聘、物业服务合同等物业管理中的各项决定和重大事项均应在  小区各显著位置 公告栏内张贴 15天 ,并进行拍照存档。同时还应在市物业管理综合平台进行公示。


(三)按照相关法律法规、规章的要求,每半年公布专项维修资金,每季度公布经营收益收支。


(四)涉及小区公共管理、物业服务事项的各项资料都应接受业主查阅。


(五)物业服务合同、业主大会议事规则、管理规约、业主委员会章程、业主委员会工作运行机制等材料需在业主委员会接待场所放置复印件,随时接受业主查询。业主需查阅其他档案信息的,应先登记并预约现场查阅时间,当天接待委员应向主任汇报后再向档案保管员登记借出档案,供业主查阅后再交回监察委员。


第二十一条 业主委员会应当建立财务管理制度,主要包括以下内容:


(一)业主委员会一切财务收支结算必须设立帐目账册,由财经委员保管登记。

财经委员须做好现金收支日记账以及收支单据的填制、审核、财务公开的工作。


支出票据必须注明发生事项、时间、由经办人、负责人签字,做到手续齐全。其他人员不得经手保管和干预财务账目管理工作。财经委员更换的,须经业主委员会多数委员(过半数以上)签名认可监督下进行交接,由三方签字确认。


(二)财务审批权限。单项支出在  5000 元以下时,由业主委员会主任或副主任和其他1位委员共同签字审批、签字;单项支出在  20000 元以下时,经维修所在梯两位以上业主代表签字证明,业主委员会过半数以上委员讨论通过,并在支出凭证上签名,财经委员审核后在支出凭证上加盖公章;单项支出超过  20001 元,须经过业主大会代表会议讨论通过,并由全体业主代表在相关会议纪要上签字及业主委员会主任、副主任、财经委员签字,财经委员审核后在支出凭证上加盖公章。


(三)根据业主委员会章程,经费由经营收益列支且该收入委托物业服务公司负责管理的,物业服务公司须每季度与业主委员会财经委员进行对接、核对。由业主委员会每年度向全体业主公布,接受业主的监督。


第五章 附则


第二十二条 本工作运行机制经业主大会通过后生效,同时报街(镇)、社区备案


第二十三条 根据实际情况需新增、删减、变更本工作运行机制的,需由业主委员会共同商议出具相关报告并经业主大会会议表决通过。


第二十四条 本运行机制由业主大会会议解释。如运行机制与现行法律、法规、规章有相抵触的条款则该条款无效但不影响其他条款的效力。


来源:祥福四里小区业委会

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主编:王梦乐


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