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业主委员会公章管理制度有哪些??

07-17 14:53 日常管理

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业主委员会公章管理制度

第一章总则

第一条 业主委员会公章是业主大会的财物,任何人不得据为己有,随意使用,公章投入使用前应在房管局、公安局、物业管理工作等相关单位预留印鉴。

第二条 无论各位委员同意与否,业主委员会的各项决议必须经过全体委员签字并留存意见记录。决议自半数以上有表决权的委员签字同意之时起生效,无须加盖业主委员会公章;必要时加盖业主委员会公章则仅作证明使用,不得以未加盖业主委员会公章为由否定业主委员会决议的有效性;只加盖业主委员会公章但没有半数以上有表决权的委员签字的文件,不得当然视为业主委员会的决议。

第三条 业主大会会议的决议自半数以上业主大会会议成员签字之时起生效,无须加盖业主委员会公章;必要时加盖业主委员会公章则仅作证明使用,不得以未加盖业主委员会公章为由否定业主大会会议决议的有效性。

第四条 业主大会的决议自业主大会按有效票权数表决通过之时起生效,无须加盖业主委员会公章;必要时加盖业主委员会公章则仅作证明使用,不得以未加盖业主委员会公章为由否定业主大会决议的有效性。

第五条 只加盖业主委员会公章但未经业主大会表决通过的文件,不得视为业主大会的决议。

 

第二章 公章的保管

第六条 业主委员会公章由专人保管,主任、副主任不能直接保管公章,由业主委员会决议指定专人轮席保管亦可。

第七条 业主委员会公章保管人应妥善保管公章,不得委托他人代为管理公章,不得随意摆放,以防止他人盗用,更不能将公章交于他人任意使用。

第八条 业主委员会公章保管人必须妥善保存公章使用申请单、登记簿和盖章文件的复印件等文件。

第九条 保管业主委员会公章的业主委员会委员被暂时停止工作或资格终止的,应当自停止工作或终止之日起3日内将其保管的公章移交给业主委员会决议指定的专人。

第十条 更换业主委员会公章保管人的,原保管人应将公章及公章使用申请单、登记簿、盖章文件的复印留底存档文件等资料一并移交。

 

第三章  公章的使用

 

第十一条 使用业主委员会公章的程序为:

1.   使用人填写公章使用申请单,注明事由并签字;

2.   批准人员在申请单上或须盖章文件上签字;

3.   公章审核人员审核同意后在申请单上签字;

4.  公章保管人员在公章使用登记簿上登记盖章事由,并由使用人签字、填写日期;

 

5.   公章保管人员加盖公章;

6.   申请单和加盖公章的文件复印留底存档。

第十二条 业主委员会公章使用的批准人员为半数以上有表决权的业主委员会委员,审核人员为业主委员会主任,也可由业主委员会决议另行指定专人负责审核。

第十三条 对于存在明显的错误,不宜加盖公章的,公章审核人员和保管人有责任提醒批准加盖公章的人员,并且有权拒绝任何违反本制度加盖公章的要求,但无权拒绝符合本制度的盖章要求。

第十四条 设立公章使用登记册,公章管理人应该对所有盖章文件进行编号存档,分为公告类和知会类两种。公告类文件以“(***业委会[20××]公告第×××号)”进行编号,知会类以“(***业委会[20××]知会第×××号)”进行编号。随时供业主查核。

第十五条 不得携带公章外出鉴印。特殊情况确需外出鉴印,应由业委会主任或副主任批准。

第十六条 严格控制开具盖有公章的空白介绍信,因业务或工作特殊需要必须开具者,必须经业委会半数以上委员讨论通过,并签领备案。领用人返回后,必须报告使用情况进行核销。未使用的空白介绍信一律交回。隐瞒不交回者,对其产生的一切后果由当事人承担。

第四章审批权限

第十七条 下列事项无须批准人员批准,经公章使用审核人员审核同意后可直接加盖业主委员会公章:

1. 业主车辆在建筑区划内出险,需要业主委员会在现场证明上盖章;

2. 业主委员会成员的任职证明;

3. 须盖章文件已经有半数以上业主大会成员签字的业主大会会议决议和文告;

4. 在已经按程序加盖过公章的仍然有效的文件复印件上经审核一致后加盖公章;

5. 以业主委员会名义发给相关单位的一般性函件(函件上须有主任的签字。)该等函件不得包含有业主委员会承诺义务和责任等内容;

6. 已经有生效决议的,以业主大会或业主委员会名义提起诉讼的起诉状、授权委托书,及诉讼过程中需要提交的证据材料;

7. 按已经生效的以业主大会或业主委员会名义签署的合同约定,催促合同向对方履行合同的函件;

8. 向有关部门申请政策解释、投诉的文件。

第十八条 下列事项必须有半数以上有表决权的委员在申请单上或须盖章文件上签字,才可以加盖业主委员会公章:

1. 以业主委员会名义签署的各种合同、备忘录(合同、备忘录文本须有主任和副主任的签字);

2. 向政府有关部门、其他单位申请办理有关事宜的手续文件。

第十九条 下列事项必须有半数以上有表决权的委员在须盖章文件上签字,才可以加盖业主委员会公章:

1. 以业主委员会名义发布的各类须向业主公示的文告;

2. 业主委员会的决定、决议;

3. 专项维修基金使用的申请文件、管理情况报告;

4. 公共服务性收费的财务审计结果及其他财务性文件;

5.本制度和业主委员会决议没有明确规定可以加盖业主委员会公章的事项。

第二十条 下列事项必须具有有效的业主大会决议,并且半数以上有表决权的委员在申请单上或须盖章文件上签字,才可以加盖业主委员会公章:

1. 以业主大会名义签署的各类合同;

2. 以业主大会名义发布的各类须向业主公示的文告,但已经有半数以上业主大会会议成员签字的决议和文告除外;

第二十一条 在紧急情况下,有五名以上业主证明或有关政府部门证明,必须使用业主委员会公章,但无法完成公章使用手续的,公章保管人经电话征得半数以上有表决权的业主委员会委员同意后,可以先予加盖公章,但公章保管人须在事后三天内补齐盖章手续。

 

第五章 附则

 

第二十二条 不按本制度保管使用公章,由责任人承担经济和法律责任。情节严重者,提请业主大会取消业委会成员资格;如已经给业委会、业主大会造成损失必须全额赔偿,否则将通过法律途径追究人员责任。无法证明由于他人的责任造成公章的不妥使用的责任由公章保管人承担。

第二十三条 本制度第十七、十八、十九、二十、二十一条规定事项以外,经业主委员会决议,可以由审核人员审核同意后加盖业主委员会公章的其他事项。   

第二十四条 本制度自本届更换业主委员会全体会议表决通过并全体签字之日起生效。




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