目的
为确保业主委员会印章(公章)、业主委员会财务专用章(财务章)及业主委员会主任名章(法人章)使用的规范性和可追溯性,特制定本管理制度。
适用范围
本管理制度适用于业主委员会印章(公章)、业主委员会财务专用章(财务章)及业主委员会主任名章(法人章)使用、保管。
印章的管理
1、法人章由业主委员会主任保管,公章和财务章由业委会决议(过半数同意)并授权保管人员;保管人应妥善保管,不得随意摆放以防止他人盗用。
2、保管人不得将印章随身携带外出,因特殊原因需外出的,应将印章暂时交由副主任或指定委员保管,并作好交接记录。
3、保管人被暂时停止工作或资格终止的,应当自停止工作或资格终止之日起3日内将其保管的印章及用印资料交给业主委员会决议指定的专人。
4、印章遗失的,必须报告房产局、街道办(社区委员会)、公安局、物业服务企业等相关单位,并登报申明作废,同时及时申请重新依法刻制新印章。
印章的使用
一、业主委员会印章使用应当根据业主委员会会议、业主代表大会或业主大会的决定。
二、使用业主委员会印章的程序为:
1.使用人填写印章使用申请单、注明事由并签字;
2.批准人员在申请单上或须盖章文件上签字2.3、印章保管人员在印章使用登记簿上登记盖章事由,并由使用人签字、填写日期;
3.印章保管人员加盖印章;
4.申请单和加盖印章的文件复印留底存档。
三、必须具有有效的业主大会决议或业主代表大会决议,才可以加盖业主大会印章的事项:
1.以业主大会或业主代表大会名义签署的各类合同;
2.以业主大会名义或业主代表大会发布的各类须向业主告示的决议和公告。
四、必须有半数以上有表决权的委员在申请单上或须盖章文件上签字,才可以加盖业主委员会印章的事项:
1.以业主委员会名义签署的合同、备忘录;
2.向政府有关部门、其他单位申请办理有关事宜的手续文件;
3.以业主委员会名义发布的各类须向业主告示的文件;
4.业主委员会的决定、决议;
5.专项维修基金使用的申请文件、管理情况报告;
6.公共服务性收费的财务审计结果及其他所有财务性文件。
五、仅需委员审核同意后可直接加盖业主委员会印章的事项:
1.盖章文件已经有半数以上业主委员会成员签字并经业主大会或业主代表大会通过的会议决议和公告;
2.在已经按程序加盖过印章的仍然有效的文件复印件上经审核一致后加盖印章;
3.已经有生效决议的,以业主大会或业主委员会名义提起诉讼的起诉状、授权委托书,及诉讼过程中需要提交的证据材料;
4.按已经生效的以业主大会或业主委员会名义签署的合同约定,催促合同对方履行合同的函件;
5.向有关部门申请政策解释、投诉的文件;
6.业主委员会成员的任职证明。
六、须经业委会半数人同意方可使用印章的事项,紧急情况下,可以经半数以上委员电话口头、微信或短信同意,但事后公章保管人要负责提醒同意印章使用的委员在《用印申请单》、《用印登记薄》上完成补签工作。
七、业主委员会的决定、决议自半数以上有表决权的委员签字之时起生效,无须加盖业主委员会印章;必要时加盖业主委员会印章则仅作证明使用,不得以未加盖业主委员会印章为由否定业主委员会决定、决议的有效性;只加盖业主委员会印章但没有半数以上有表决权的委员签字同意盖章的文件(以《印章保管与使用记录》为准),不得当然视为业主委员会的决定、决议。
八、对于存在明显的错误,不宜加盖印章的,印章审核人员和保管人应提醒批准加盖印章的人员,并且有权拒绝任何违反本制度加盖印章的要求。
九、违反印章使用规定,造成经济损失或者不良影响的,由责任人承担相应的责任。